Ben jij voornemens om een evenement te organiseren, dan is het belangrijk om eerst het doel te bepalen van het evenement. Zo kan het zijn dat je een bruiloft wilt organiseren, een verjaardagsfeest of een kinderfeest. Afhankelijk van het doel, kun je de verdere stappen uitwerken, zodat je uiteindelijk tot een geslaagd evenement komt. Waar veel mensen bij een evenement vaak denken aan een groot festival, is dit dus niet het geval. Omdat het organiseren van ook een relatief klein evenement met enkele tientallen mensen best een uitdaging kan zijn, hebben we een aantal zaken waar je goed op moet letten, voor je op een rijtje gezet.
Het budget
Wanneer je weet wat het doel is van het evenement, is het goed om na te denken over het budget. Het budget voor een bruiloft is immers anders, dan wanneer het gaat om het organiseren van een verjaardagsfeest. Op het moment dat je het budget hebt bepaald, is het wel prettig wat extra zekerheid in te bouwen. Vaak worden budgetten voor dergelijke feesten en partijen al snel met 10 tot 15 procent overschreden. Er kan namelijk altijd iets gebeuren waardoor het duurder is dan vooraf begroot. Met alleen het budget ben je er uiteraard nog niet. De volgende stap is het verdelen van het budget. Kies je voor DJ of ga je voor een band? Dit is zomaar een voorbeeld van een verschil in prijs wat kan oplopen tot wel duizenden euro’s.
De locatie
Heb je het budget vastgesteld? Dan kun je gaan kijken naar een geschikte locatie. Kies je voor een prachtige kasteel of ga je voor een eenvoudige feestzaal? Omdat de hoogte van het budget bepaald hoe je deze het beste kunt verdelen, is het goed verschillende locaties te contacten en een prijsopgave op te vragen. Heb je kinderen jonger dan 12 jaar, dan kan het handig zijn om te kiezen voor een locatie in de buurt. Aangezien de bedtijd 11 jaar en ook de bedtijd 12 jaar tot een jaar of 16, vaak een stuk eerder is dan de eindtijd van het feestje, is het wel prettig dat de kinderen vroegtijdig kunnen worden opgehaald. Ook de aankleding van de locatie is iets om over na te denken. Kies je voor chique, dan moet ook de aankleding hierop zijn afgestemd. Wanneer de vrouwen in een prachtige jurk met gala tasjes komen en de mannen in pak, moet ook de locatie keurig netjes zijn.
De catering
Bij een feestje hoort natuurlijk muziek en een hapje en een drankje. Zorg er daarom dan dus ook voor dat je hier op voorhand al goed over nadenkt. Kies je voor een feestje met alleen bier, fris en wijn of ga je voor een ‘all in’ feestje? Ook moet je goed nadenken over de hapjes. Zet je nootjes en chips op tafel of laat je gedurende de avond ook nog een schaal met hapjes langskomen? Bij de meeste bruiloften is het ook zo dat er een eind snack wordt geserveerd, waarmee eigenlijk een soort van wordt aangegeven dat de avond voorbij is. Afhankelijk van het budget en hoe je deze zou willen verdelen, kun je nadenken over het type hapjes en het arrangement drank wat je gedurende de avond zou willen hebben.